Vottun hf.

Vottun hf. kemur yfirleitt að málinu þegar ákveðinni undirbúningsvinnu er lokið. Fyrst þarf að kaupa þann staðal sem fyrirtækið hyggst fá vottun um að uppfylla. Síðan þarf að skoða kröfurnar og skjalfesta þau ferli sem viðkomandi staðall bendir á að þurfi að vera undir stýringu. Á þessu stigi getur verið skynsamlegt eða nausynlegt að leita til ráðgjafa, sem hefur þekkingu og reynslu af að byggja upp stjórnunarkerfi samkvæmt viðkomandi staðli. Þegar reynsla er komin á ferlin er tímabært að hefja vottunarferlið, sem lýst er hér á heimasíðu Vottunar. Í vottunarferlinu er meðal annars skoðað hvort tiltæk eru gögn sem sanna að viðkomandi ferlum er fylgt og því mikilvægt að stjórnunarkerfið hafi verið starfrækt í nokkurn tíma.

Hversu langan tíma það tekur að fá vottun ræðst aðallega af því hversu vel stjórnunarkerfið hefur verið skjalfest og innleitt. Skjalfesting stjórnunarkerfisins þarf að taka mið af kröfum þess staðals sem votta á eftir og verklagi innan fyrirtæksins. Ef hið skjalfesta verklag fellur ekki nægjanlega vel að núverandi verklagi þá er hætta á að starfsmenn nái ekki hvoru tveggja. Í innleiðingarfasanum þarf því að finna þá stöðu þar sem þetta tvennt fer saman. Hjá sumum fyrirtækjum tekur þetta innan við ár og hjá öðrum mun lengri tíma.

Frá því að vottunarferlið hefst með því að stjórnunarhandbók er skilað inn til yfirferðar þar til vottunin er yfirstaðin getur tekið 6-12 vikur. Dæmi eru um lengri tíma þegar stjórnunarkerfið var ekki tilbúið til vottunar. Hafa þarf í huga að flest fyrirtæki ætla að klára fyrir sumarfrí eða fyrir áramót og því getur verið mikið álag í apríl-maí og október-nóvember.

Á skrifstofu Vottunar hf. er hægt að fá upplýsingar um kostnað við þjónustu fyrirtækisins. Kostnaður við vottun fer eftir umfangi hennar, t.d. stærð fyrirtækisins, fjölbreytni starfseminnar og hversu dreifð hún er. Verð miðast við tímagjald fyrir vinnu við yfirferð á skjölum og úttektir á verklagi en auk þess er greitt umsóknargjald í upphafi og síðan fast árgjald eftir að vottorð hefur verið gefið út. Vottun hf. gerir verðáætlun og tilboð í þjónustu, sé þess óskað.

Alþjóðlega staðlastofnunin (ISO), faggildingaraðilar í hverju landi og faggiltar vottunarstofur hafa í heiðri ákveðnar grundvallarreglur til að tryggja hlutleysi í öllu þjónustuferlinu, allt frá útgáfu staðals og til veitingar þjónustu samkvæmt vottuðu stjórnunarkerfi. Þannig er hlutverk ISO einungis að þróa og gefa út staðla en hvorki að votta samræmi við þá né veita einstökum fyrirtækjum ráðgjöf. Á sama hátt hafa vottunarstofur einungis það hlutverk að votta samræmi við ákveðna staðla en gefa hvorki út staðla né veita fyrirtækjum ráðgjöf um það hvernig á að uppfylla þá.

Ef vottunarstofa veitir ráðgjöf um uppbyggingu stjórnunarkerfis og vottar jafnframt kerfið þá er ekki lengur hægt að tala um óháða og hlutlausa vottunarþjónustu. Þessir tveir þjónustuþættir, ráðgjöfin og vottunin, hafa auðveldlega áhrif hvor á annan. Að blanda saman vottun og ráðgjöf má líkja við það að dómari í máli væri jafnframt aðili að málinu.

Hlutleysiskrafan á hendur vottunarstofum gengur reyndar miklu lengra en lýst er hér að framan og þarf vottunarstofa t.d. sífellt að meta og gæta að hlutleysi sínu og starfsmanna sinna gagnvart viðskiptavinunum og skrá og bregðast við mögulegum hagsmunaárekstrum og ógnunum. Um þetta hefur Vottun hf. sett sér verklagsreglur sem eru hluti af gæðastjórnunarkerfi hennar.